Trabalhar o mês inteiro e faturar menos do que trabalhou

Existe uma conta que quem tem escritório conhece bem e quase nunca faz no papel: a diferença entre as horas que foram trabalhadas no mês e as horas que apareceram em alguma fatura.

Ela costuma ser maior do que parece. E não é por desorganização.

Onde o trabalho some

O telefone toca. Do outro lado, alguém com uma dúvida específica, que já é cliente ou quase.

A conversa dura vinte minutos. Nesses vinte minutos, você ouviu o caso, entendeu o contexto, formou uma opinião técnica e disse o que fazer. Isso é trabalho. É exatamente o que você vende.

Só que não tinha contrato, então não vira fatura. E como não vira fatura, também não vira registro. Você desliga o telefone e aquilo deixa de existir para qualquer efeito, exceto o de ter ocupado vinte minutos do seu dia.

Vinte minutos, uma vez, não é nada. Vinte minutos várias vezes por semana, ao longo de um ano, é uma parte significativa da sua capacidade produtiva indo embora sem deixar rastro.

Por que isso não se resolve cobrando por tudo

A reação óbvia é decidir cobrar por essas conversas. Às vezes funciona. Na maior parte das vezes, cria um problema pior.

Boa parte dessas conversas é justamente o que faz o cliente escolher você. É ali que ele percebe que você entende do assunto, e é ali que a confiança se forma. Um escritório que passa a cobrar por qualquer contato começa a perder a conversa que antecede o contrato, e com ela perde o contrato.

O problema não é a conversa acontecer de graça. É ela não estar sendo contada como nada.

A diferença entre não cobrar e não saber

São duas coisas muito diferentes, e é comum confundir uma com a outra.

Não cobrar pode ser uma decisão comercial legítima. Investir tempo antes de fechar é normal em serviço de confiança.

Não saber quanto é outra coisa. É tomar essa decisão no escuro, todo mês, sem nunca conseguir responder se o investimento está proporcional ao retorno.

Quem não sabe quanto, não sabe também: quais clientes consomem tempo demais para o que pagam, quais consultas informais viram contrato e quais nunca viram, e se aquele cliente antigo que “dá pouco trabalho” realmente dá.

O que costuma resolver

Não é um sistema de ponto. É bem mais simples, e a ordem importa:

1. Registrar, mesmo o que não se cobra. Uma linha por atendimento, com o nome e o tempo aproximado. Não para faturar, mas para existir. O que não é registrado não pode ser analisado depois.
2. Separar o que virou contrato do que não virou. Depois de alguns meses, essa separação sozinha já mostra onde o tempo está indo, e costuma surpreender.
3. Olhar o cliente inteiro, não o caso. Um cliente que paga bem num processo e consome três horas por mês em conversas fora dele pode estar pagando menos do que parece.
4. Decidir com o número na mão. Aí sim, se for o caso, mudar a forma de cobrar. Mas como decisão, não como reação.

Como saber se é o seu caso

Tente responder, sem consultar nada: das horas que você trabalhou no mês passado, quantas por cento estão dentro de alguma fatura?

Se você não consegue estimar com alguma segurança, essa é a resposta. E a diferença entre o que você acha e o que é costuma ser exatamente o tamanho do problema.