Advogados: prazo que não escapa, atendimento que não se perde

Onde o tempo de um escritório costuma vazar

Um escritório que vende conhecimento jurídico gasta uma fatia relevante do mês em coisas que nunca chegam a virar fatura, mas continuam tomando tempo de quem trabalha ali. Já mostramos isso em detalhe no artigo sobre o mês que se trabalha inteiro e fatura menos do que devia. Aqui a pergunta é outra: o que dá pra fazer a respeito, sem parar de atender do jeito que fideliza cliente.

Uma parte grande desse tempo não está nas conversas que formam confiança. Está em tarefa que ninguém decidiu fazer manualmente, só ficou assim porque sempre foi assim: abrir processo pra ver se mudou alguma coisa, ligar pra avisar o cliente que teve novidade, checar de novo amanhã porque hoje não deu tempo.

Acompanhamento que não depende de ninguém abrir o processo

O prazo processual não perdoa, e o modo mais comum de não perder prazo é alguém da equipe checando manualmente, processo por processo, com uma frequência que consome hora que podia estar em atendimento. A gente resolve isso ligando o escritório a uma base de dados processuais que já é atualizada continuamente pelos próprios tribunais. Quando um processo muda de status, ou quando um prazo se aproxima, o aviso sai sozinho, pro escritório e pro cliente ao mesmo tempo. Ninguém mais descobre tarde porque ninguém tinha aberto aquele processo especificamente naquele dia.

O que hoje desliga o telefone e desaparece

Boa parte da conversa que fideliza cliente acontece antes de existir contrato, e é justamente essa conversa que hoje não vira nada além de tempo gasto. A gente organiza o primeiro contato, seja ligação ou mensagem, pra que ele fique registrado com nome e assunto, mesmo quando ainda não é caso fechado. O efeito não é cobrar por essas conversas, é parar de perder o registro delas. Com isso registrado, fica possível ver, com número na mão, quanto do mês está dentro de alguma fatura, e não só a sensação de que trabalhou bastante e faturou pouco.

Mais processo, mesma equipe

Quando a leitura inicial de cada novo contato e a triagem do que é urgente acontecem antes de chegar até você, sobra pra sua mesa só o que de fato exige leitura jurídica. Isso muda o limite de quantos clientes um escritório do mesmo tamanho consegue atender bem. Não é contratar mais gente pra dar conta do volume. É o volume que hoje consome tempo administrativo virando tempo de atendimento de verdade.

Quanto isso vale em número

Multiplicar horas por valor da hora é uma conta simples, e por isso quase ninguém para pra fazer. Advogado costuma gastar de 20 a 40 horas por mês entre checagem manual de prazo, aviso de status e atendimento que ainda não virou contrato. Isso são as horas que hoje você gasta na operação, calculadas pelo valor da sua própria hora, algo entre R$250 e R$500 na maioria dos escritórios: de R$5 mil a R$20 mil por mês. Não é o que a Resoluto promete devolver. É o tamanho do que já está saindo do seu mês, antes de qualquer coisa mudar.

O que isso não faz

Isso não lê o mérito do processo, não decide estratégia e não substitui a análise que só quem tem OAB pode assinar. O que muda de mãos é o trabalho de ficar checando manualmente se algo aconteceu, e o de lembrar de avisar quem precisa saber. A parte que exige seu julgamento continua inteiramente sua, só que chega até você mais cedo, e sem consumir o tempo que estava sendo gasto em checagem.

Por onde começa

O ponto de partida é entender onde o tempo do escritório está indo hoje: quanto é atendimento que gera confiança, quanto é checagem manual de prazo, quanto é ligação pra avisar o que já podia ter avisado sozinho. A partir daí, dá pra decidir com número na mão o que faz sentido automatizar primeiro.