Para escritórios de contabilidade
Contadores: menos tempo cobrando documento, mais tempo de fechamento
A mesma mensagem sai pro mesmo cliente pela terceira vez essa semana: falta a nota, falta o extrato, falta a guia. Ninguém registrou esse tempo em lugar nenhum, mas alguém da equipe passou a tarde nisso.
Onde a margem de um escritório de contabilidade costuma vazar
Numa carteira de clientes recorrentes, o preço quase sempre é definido pelo porte do cliente: faturamento, número de funcionários, quantidade de nota. Já mostramos em detalhe, no artigo sobre por que nem todo cliente dá o mesmo trabalho, por que isso não é o que define o custo real de atender cada cliente. Aqui a pergunta é outra: o que dá pra fazer a respeito, sem aumentar o preço de todo mundo, inclusive dos clientes que dão pouco trabalho.
Boa parte do custo real de um cliente difícil não aparece como linha de despesa. Aparece como hora extra no fechamento, como mensagem cobrando documento pela terceira vez, como erro que aconteceu porque tudo foi feito às pressas no último dia. Nada disso tem nome. Some no custo geral do escritório.
Cobrança que não depende de alguém lembrar
Quando cobrar documento vira parte informal do serviço, alguém da equipe gasta uma fatia relevante do mês nisso, e esse tempo nunca esteve na proposta de ninguém. A gente acompanha o prazo de cada cliente e dispara lembrete automático numa cadência que cresce conforme o prazo se aproxima. Só sobe pra equipe o que de fato precisa de alguém ligando: cliente que já recebeu os avisos e continua sem mandar. O resto resolve sozinho, sem consumir hora de quem devia estar fechando, não cobrando.
O esforço de cada cliente, com nome e número
O motivo de essa conversa nunca acontecer é simples: o custo do cliente difícil está diluído no custo geral da operação, então ninguém consegue apontar pra ele especificamente. A gente registra, automaticamente, cada cobrança enviada, cada atraso, cada pendência, associada ao cliente que gerou aquilo. Depois de um tempo, a carteira inteira pode ser separada em quem dá pouco trabalho, quem é normal, e quem consome muito mais do que paga. Essa lista sozinha costuma explicar boa parte da margem apertada do escritório.
Quanto isso vale em número
Contador costuma gastar de 20 a 30 horas por mês entre cobrar documento, lembrar cliente e refazer o que veio incompleto no último dia. Isso são as horas que hoje você gasta na operação, calculadas pelo valor da sua própria hora, algo entre R$150 e R$300 na maioria dos escritórios: de R$3 mil a R$9 mil por mês. Não é o que a Resoluto promete devolver. É o tamanho do que já está saindo do seu mês, antes de qualquer coisa mudar.
O que isso não faz
Isso não decide se um cliente deve ser mantido ou dispensado, não define reajuste sozinho e não substitui a conferência técnica que fica com a equipe no fechamento. O que muda de mãos é o trabalho de lembrar, cobrar e anotar à parte. A decisão sobre o que fazer com o resultado, reajustar, conversar com o cliente, ou confirmar que aquele cliente vale o trabalho que dá, continua sendo do escritório.
Por onde começa
O ponto de partida é medir, mesmo que de forma simples: quantas cobranças cada cliente exigiu, quanto atrasou, quanto veio incompleto. Essa lista, sozinha, costuma mostrar por onde a margem do escritório está indo antes de qualquer conversa sobre preço.
Como ajudamos
- Automação
Cobrança automática de documentos pendentes
A gente acompanha o prazo de cada cliente e dispara lembrete automático, por mensagem, numa cadência que aumenta conforme o prazo se aproxima. Só chega pra equipe o que realmente precisa de alguém ligando: o cliente que já recebeu os avisos e continua sem mandar.
Menos hora extra na virada do mês perseguindo documento que já devia estar ali.
- CRM
Registro do esforço de atendimento por cliente
Cada cobrança enviada, cada atraso, cada pendência fica registrada automaticamente no nome do cliente, sem alguém ter que anotar isso à parte numa planilha que ninguém atualiza.
Dá pra ver, com número, quais clientes consomem mais equipe do que pagam, e quais realmente valem o preço que pagam.
- Automação
Respostas automáticas para dúvidas recorrentes
Pergunta do tipo 'já entreguei tudo?' ou 'que documento ainda falta?' passa a ser respondida com base no que já está registrado, sem alguém da equipe parar o fechamento pra procurar.
A equipe sobra pra fechamento, não pra responder mensagem repetida.
Na prática
O padrão que costuma aparecer quando isso é medido, mesmo de um jeito simples, surpreende quem está no fechamento. Dois clientes do mesmo porte, pagando a mesma mensalidade, e um deles concentra sozinho boa parte das cobranças de documento do escritório inteiro naquele mês. Enquanto isso fica escondido dentro do custo geral da operação, a conversa sobre reajuste não tem onde se apoiar. Com o lembrete de documento saindo sozinho e cada pendência registrada no nome de quem atrasou, esse desequilíbrio vira uma lista com nome e número. A conversa deixa de ser 'a margem está apertada' e passa a ser específica: esse cliente levou tantas cobranças esse trimestre, os outros do mesmo porte levaram duas.
Perguntas frequentes
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Não. O que passa a acontecer sozinho é a cobrança do documento e o registro de quem atrasou. A conferência e o fechamento em si continuam sendo trabalho da equipe, só que sem a parte de ficar lembrando cliente.
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Não. O lembrete só dispara pra quem está com pendência. Quem já mandou tudo simplesmente não recebe nada.
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Não. A cobrança e o registro entram ao lado do sistema que já é usado pro fechamento. Não troca ferramenta, organiza o que hoje é feito manualmente por mensagem avulsa.